关于印发《滁州市直政府投资协审机构价款结算审计项目档案管理办法(试行)》的通知
审固投〔2018〕117号
滁州市直各政府投资项目协审机构：
为进一步加强协审中介机构审计项目管理，规范政府投资协审机构价款结算审计项目档案管理工作，市固定资产投资审计中心制订了《滁州市直政府投资协审机构价款结算审计项目档案管理办法(试行)》,请遵照执行。
2018年9月6日
滁州市直政府投资协审机构价款结算审计项目
档案管理办法(试行)
第一章 总 则
第一条 为进一步加强协审中介机构审计项目管理，规范政府投资协审机构价款结算审计项目档案管理工作，结合工作实际，制订本办法。
第二条 本办法所称价款结算审计项目档案，是指协审机构从接受委托、取证、计算、复核到出具审计结果全过程中形成的具有查考和保存价值的文件和材料。
第三条 结算项目审计档案按存在形式，分为纸质档案、电子档案。纸质档案以纸张为载体。电子档案是指数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
第四条 协审机构应建立审计项目文件归档制度，指定专人负责本单位审计档案归档工作，审计项目档案的收集、整理、移交归档、保管等工作应纳入单位管理制度和相关人员的岗位责任。
第二章 项目归档内容和要求
第五条 结算审计项目档案应以一个受委托协审项目为归集对象，一个项目可立一卷或者若干卷，同一建设项目协审档案中可包括多个单项工程价款协审资料。工程结算的审计结果及证明审计结果的取证材料必须纳入项目档案。
第六条 纸质档案主要包括协审报告、定案表、备案表、委托协议、审计通知书、招投标文件等。电子档案主要包括电子图纸、招投标文件签章部分及涉及工程造价的条款及答疑、商务标电子版等。
第七条 纸质档案归档要求
（1） 附件目录中的文件材料按项目实施过程中有发生的时间先后顺序排列，在实际立卷时如遇缺项，后面材料可顺接。
（2） 协审档案案卷内的每份或者每组文件之间的排列规则：正件在前，附件在后；重要文件在前，次要文件在后；汇总性文件在前，基础性文件在后。
（3） 档案装订要牢固、整齐、美观，不丢页、不错页、不订反、不损坏文件、不妨碍使用。
第八条 电子文件归档要求
（1） 电子档案应按照本单位纸制档案的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上（推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、硬磁盘等）；
（2） 存储电子档案的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明审计项目名称、存入日期等。
（3） 对专业特殊软件形成的电子文件应在注明软件名称及版本。
第三章 档案验收和考核
第九条 协审项目纸质档案和电子档案由项目主审负责组织归档工作。纸质档案及电子档案在协审项目报送市投资审计中心备案审核时进行预验收。在跟踪审计办公室通过协审结果报告后15日内进行正式验收。协审机构不得以任何理由拖延归档。
第十条 结算审计项目档案验收合格后协审机构应妥善保管，电子档案预验收合格后，拷贝一份完整电子档案交市投资审计中心。
第十一条 档案的验收包括以下内容：核实归档文件的真实性、完整性、有效性。电子档案载体有无划痕、是否清洁，有无病毒；对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件及版本。
第十二条 投资审计中心工作人员按照要求对档案逐一验收，对不合格者退回重新报验直至合格，验收合格后方可办理协审中介机构审计费用请款手续。
第十三条 工程价款结算审计协审项目档案归档移交工作纳入协审单位日常考核、考评范围。档案验收不合格的，应在10个工作日内补充完善，仍不合格的在年度结算考核时扣分；发生延迟归档10个工作日内的，在年度结算考核时扣分，10个工作日以上的采取扣减一定协审费用或暂停协审审计项目摇号的方式处理。
第十四条 市投资审计中心负责对本办法的解释。本办法自2018年9月1日起执行。
附件：1.纸质档案目录
2.电子档案目录
附件1：
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纸质档案目录
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项目名称： 协审机构： 项目主审： 立档日期：
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序号
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档案名称
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页码范围
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卷次
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备注
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1
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结论性资料
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备案表
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2
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协审报告（包括定案表、工程结算审核造价明细）
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3
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协审调整报告（包括工程结算审核调整造价明细）
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5
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证明性资料(过程文件)
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关于规范政府投资项目竣工结算编报的告知函
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6
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审计通知书
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7
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协审项目委托协议
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8
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送审资料协审移交接收登记表
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9
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审计资料完整性告知书
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10
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审计核对通知单
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11
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核对时间记录表
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12
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施工单位核对授权书
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13
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结算审计现场勘查记录单
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14
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证明性资料（合同文件）
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合同、补充协议
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17
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证明性资料（招投标文件）
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招标文件
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18
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招标工程量清单
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招标控制价
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投标文件商务标
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21
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中标通知书
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标前会议纪要及询标答复
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23
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证明性资料（设计文件）
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工程勘察资料、设计图纸
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24
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图纸会审纪要
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设计交底记录
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26
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证明性资料（结算文件）
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施工单位工程结算书
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27
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现场签证资料
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28
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工程变更资料
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29
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会议纪要
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30
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材料、设备询价定价资料
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31
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证明性资料（施工文件）
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竣工验收资料
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32
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隐蔽工程资料
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33
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其他相关资料
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34
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工程量计算书
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35
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审计日志等
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附件:2：
电子档案目录
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项目名称： 项目主审： 立档日期：
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序号
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档案名称
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1
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电子版设计图纸及涉及部分工程变更造价的图纸会审交底记录
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2
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招投标文件签章部分及涉及工程造价的条款及答疑
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3
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商务标签章部分及报价电子版
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4
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工程量清单和控制价签章部分、说明及电子版
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5
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工程承发包合同（BT协议）签章部分及涉及工程造价的条款
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6
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涉及工程造价结算的施工组织设计方案及经批准的有关专项方案
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7
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涉及工程造价结算设计变更通知书
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8
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工程变更联系单、报告，计量计价等签证资料、涉及工程变更的会议纪要等审批程序等资料
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9
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隐蔽工程等影像资料
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10
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设备、材料采购（暂估价材料）价格确定有关资料
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11
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工程竣工验收报告、电子版竣工图
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12
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跟踪审计单位出具的工程结算审核报告（包括签章部分）及相关资料
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13
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施工单位编报的工程决算书签章部分及电子版
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14
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其他备所需的存档的电子资料
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备注：（1）文字型、表格型电子文件以word、excel、pdf为通用格式；图纸类电子文件以cad为通用格式。
（2）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，扫描型电子文件以JPEG、JPG等常用格式为通用格式。
（3）原始照片文件以JPEG、JPG等常用格式为通用格式，且保留原始信息，不得进行再处理。
（4）视频电子文件以MP4、AVI等常用格式为通用格式，且保留原始信息，不得进行再处理。
（5）音频电子文件以WAV、MP3、AAC为通用格式等常用格式为通用格式，且保留原始信息，不得进行再处理。
（6）对用专用算量计价软件产生的电子文件，注明文件名称的同时需注明其软件型号等。
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